VERGADERINGS

Voorsitter

Elke vergadering moet ‘n voorsitter hê.  Alle lede moet die voorsitter aanspreek.  Hulle mag nie met mekaar praat nie.

Agenda/Sakelys

Die voorsitter en die sekretaresse (of die bestuur of dagbestuur) stel voor die vergadering ‘n agenda/sakelys vir die vergadering op.  (Voorbeeld van ‘n sakelys volg later.)  Hoe vollediger die sakelys, hoe beter.

1.    Kennisgewing van vergadering

Die lede kry ruim voor die tyd (twee weke) kennis van die vergadering.  Dit kan mondeling of skriftelik gedoen word.  (Dit is wenslik dat die tye van gereelde vergaderings vasgelê word.

Saam met die kennisgewing van die vergadering kan die lede ook die notule van die vorige vergadering ontvang asook die agenda van die komende vergadering ten einde hulleself vir die vergadering voor te berei.

 

2.    Kworum

Die voorsitter moet toesien dat die vergadering behoorlik saamgestel is.  Sy moet die geldigheid van die kennisgewing van die vergadering nagaan en vasstel of ʼn kworum teenwoordig is.  ʼn Kworum is die minimum getal lede wat teenwoordig moet wees sodat geldige besluite oor sake op die agenda geneem kan word.   Een lid meer as die helfte van die lede van die vergadering vorm gewoonlik ‘n kworum.

3.    Verloop van die vergadering

Die agenda bepaal die volgorde waarin die vergadering verloop.  Slegs met toestemming van die vergadering kan daar van die volgorde afgewyk word.

 

4.    Punt ‘Algemeen”

Daar is nie ‘n punt “Algemeen” op ‘n vergadering nie.  Slegs met algemene instemming kan sake aan die begin van die vergadering op die agenda onder “Nuwe Sake” geplaas word,  maar dit word liefs nie so gedoen nie.

5.    Opening en Afsluitings

Dit is goed om vooraf persone te vra om te open en die bedankings en afsluiting te doen.

 

6.    Voorstelle

Na ‘n bespreking moet  ‘n voorstel geformuleer word, anders praat ‘n mens los en vas.

Elke lid het die reg om ‘n voorstel in te dien.

‘n Voorstel moet positief ingedien word:  “Ek stel voor dat …”

‘n Voorsitter is onpartydig en dien geen voorstelling in nie.  Sy mag wel vra:  “Wil iemand voorstel dat ….” en nie “Ek dink ons moet ….”nie.

‘n Voorstel kan slegs met die verlof van die vergadering weer teruggetrek word.

(Erkenning aan Vrystaat Sinode Vrouebediening vir bogenoemde)

Voorbeeld van ‘n Agenda

 

1.   Opening en Verwelkoming

2.   Presensie

3. Notule van vergadering van ….. vir goedkeuring

4. Sake uit Notule

a.    ………………………………….

b.    ………………………………….

5.   Besprekingspunte:

       5.1 Projekte vir die jaar

       5.2 Finansies

       5.3 Webblad

       5.4 Jaartema

       5.5 .Kampe/toerustingsgeleenthede

       5.6 Deurkollekte Vrouebedieningskantoor

      5.7 Interaksie bydraes

 6 Afsluiting

     …. sluit af met gebed. Die volgende vergadering vind plaas op ………………. om ……….. 

 

VOORBEELD VAN ‘N NOTULE:

NOTULE

Wat is ‘n Notule?

• Die notule is ‘n bondige, juiste, en onpartydige weergawe van ‘n vergadering.
• Die notule moet so volledig wees sodat ‘n lid wat nie die vergadering kon bywoon nie, sal verstaan wat op die vergadering plaasgevind het deur net die notule te lees.
• ‘n Notule is nie ‘n verslag nie.

Inhoud van ‘ Notule

Die sekretaresse skryf die notule in die teenwoordige tyd, bv: “Die vergadering besluit dat …”

‘n Notule bevat gewoonlik die volgende:

• Die datum, tyd en plek van die vergadering
• Die name van die voorsitter en sekretaresse
• Die getal aanwesige en afwesige en afwesige lede, asook die name van die lede wat verskoning aangeteken het.
• Besluite wat die vergadering geneem het.
• Enige verslae, aankondigings of ander sake wat belangrik geag word.
• Die tyd en wyse waarop die vergadering verdaag.

 

Hantering van ‘n Notule

• Die notule word op die volgende vergadering goedgekeur nadat die vergadering geopen is.
• ‘n Afskrif van die notule kan vooraf aan die lede gestuur word.  Hierdie notule kan dan as gelese beskou word en so word tyd bespaar.
• Die voorsitter vra ‘n voorstel om die notule as ‘n juiste weergawe van die vorige vergadering te aanvaar.
• Veranderinge word aangebring en genotuleer  indien nodig

Na aanvaarding van die voorstel onderteken die voorsitter die notule en skryf die datum daarby.

Voorbeeld van Notule

 

1.     OPENING EN VERWELKOMING

Magda heet almal welkom en open met voorlesing en gebed.

2.     TEENWOORDIG:

Madelein Gerber, Sonja Joubert , Aldihette Giliomee, Elsa Lombaard Fientjie Wium, Magda Geldenhuys, Riana du Plessis, Linda de Klerk

3.     SAKE UIT NOTULE

3.1          SOP & SJERRIE (21 MEI)

• Het vlot verloop – Elsa word bedank vir haar reëlings in die verband.

3.2          PINKSTERPROJEKTE

• Alles wat ingevorder is, is verdeel en uitgedeel:

o   Komberse aan Ceres Tuiste siekeboeg, Maudie Kriel, Pieter Strauss, Dienssentrum & ACVV

o   Speelgoed aan Provinsiale Hospitaal

o   Sopbestanddele aan Badisa

o   Ander kos aan ACVV

• Magda sal weer reël dat gemeente bedank word in gemeentebrief.

 

4.     SAKE ONDER BESPREKING

4.1          VREUGDEVOLLE MOMENTE

• Samestelling voltooi vir volgende 2 maande. Volgende bladsy beskikbaar by deure 25 Julie. Skrywe in gemeentebrief word hieroor benodig (Sonja sal reël).

• Die onderstaande behoeftes is geïdentifiseer in gemeenskap:

o   Hospitaal : maak van sakke waarin ma’s kinders kan dra

o   Ceres Tuiste: stap, lees, musiek, besoek, sal hou van koekies bak

o   Goldilocks : oortrek van matrassies

o   ACVV: breiwerk (musse & serpe), waslappe & seep, ou klere

o   Badisa: pakkies met bababenodighede

o   Dienssentrum: naaldwerksakke, voorskote, benodig ook iemand wat een keer per week naaldwerklesse kan gee

o   Polisie : komberse & sagte speelgoed vir traumakamer, ou baba & kinderklere, mure van traumakamer verfraai, sop vir ongeveer 15 mense op gereelde basis

• Omgee-sakkies gaan vanaf Sondag, 18 Julie in kerk beskikbaar wees waarin die volgende items bymekaar gemaak sal word tot Sondag 22 Augustus: wol, bababottels, tandepaste, waslappe & seep, babygrows, weggooidoeke, inkleurboeke & potlode.

o   Maksimum R20 per pakkie.

o   Aldihette sal skrywe in gemeentebrief reël om te verduidelik.

o   Linda reël 3 houers vir omgeesakkies (een by elke deur)

o   Riana sal 100 omgee-sakkies maak en Sondagoggend voor kerk in houers plaas.

o   Aldihette sal drie appelbokse reël waarin sakkies wat terugkom geplaas kan word.

o   Addisionele items tot maksimum van R2000 sal aangekoop word afhangend van wat ingevorder word.

o   Elsa sal vir Drukkers vra om afvalpapier in boekies te bind.

• Praktiese doen-oggend verskuif na Woensdag, 25 AUGUSTUS by Ceres Tuiste.

o   Elkeen van ons moet probeer om iemand saam te bring.

o   Stel lys saam van mense wat later op gereelde basis betrokke wil wees

o   Drie sessies (9H30-11H30, 14h00-16H00 en 19h00) sal aangebied word

Oggendsessie 9H30 – 11h30	Middagsessie 14H00 – 16h00	Aandsessie 19H00
1.Stikstasie : maak drasakke vir hospitaal (Sonja) 2.Pakkiestasie : verpak items uit omgeesakkies vir Badisa, ACVV, Polisie (Fientjie & Elsa) 3. Kaartjiestasie – ±100 kaartjies vir matrieks. (Aldihette sal Karin Hendriks vra om te reël/beman.)   10H00: bedien iets lekker saam met tee vir inwoners: 2 x plaatkoeke (Linda) & 2 x soutterte (Elsa & Madelein)	Koekies bak:   Deeg vooraf aangemaak: 2 x Witkoekies (Magda), 2 x Vla (Fientjie), 2 x Gemmer (Madelien) Koekpanne (Magda, Elsa, Riana)   Tussendeur vroue uit gemeente help met stap/ lees/ kuier	Begin met musiek items 19h00 vir 15 min (Madelein reël met Karin)   Goldilocks stasie (Eoudia)   Koekies verpak   Bingo & Speletjies   Lees (Bybel) & kuier

5.      FINANSIES

5.1          Beleggings

• Tans R XXXX.XX beskikbaar vir verdeling.

5.2          Projekte

• Donasies van R1000 elk vir teologiese opleiding by Morgenster en dokters by Gugu is nog nie gedoen. Madelein sal opvolg.
• Moederskamer – Lizette is besig met kwotasie vir moederskamer se vloer.
• Overlays – Ankia Burger is besig om te ondersoek.

6.     PROJEKTE

6.1          Hallelujas in my Hangkas – 30 Julie.

180 kaartjies moet binne volgende 2 weke verkoop word. Almal moet asseblief help kaartjieverkope.

6.2          Straatwerk benodig gordyne, beddegoed & breekgoed vir huis wat

hulle besig is om te restoureer vir hul projek: Jy’s waardevol vir Jesus. Gee deur aan gemeente in bulletin (Madelein).

7.     SINODALE NUUSBRIEF

7.1          Cederberg konferensie vir lidmate op Citrusdal : 18-19 Augustus sal in gemeente blaadjie afgekondig word (Magda).

7.2          Interaksies is aangekoop en sal by kerkdeure beskikbaar wees. Reël ook skrywe in bulletin hieroor (Madelein).

8.     DATUM VAN VOLGENDE VERGADERING

7 Oktober 2010 om 19H15

9.     AFSLUITING

Linda sluit af met gebed.

Datum:             ………………………………………………

VOORSITTER: ……………………………………………………….

SEKRETARESSE: ……………………………………………………